【考勤系统上线公告】HR如何撰写考勤管理系统软件启用通知公告？

公司新上线考勤系统软件后，作为公司的HR部门该如何撰写软件系统上线通知公告书呢？考勤易给您提供一个范例参考一下：
关于集团各部门启用考勤易考勤系统管理软件的通知
随着集团规模的不断扩大，各种新的工作班次和工种不断冒出，公司考勤变得越来越复杂和耗时，直接影响每次统计考勤工时和发工资的效率，员工满意度也越来越低，而公司人事部门工作压力越来越大，为了提高公司HR的办公效率和公司考勤工资的及时统计发放，实现工作的制度化、规范化，经公司领导研究，决定使用苏州诚展信息技术有限公司开发的考勤易智能考勤管理系统软件和移动办公系统。现将有关事项通知如下：
一、2019年8月31日17:00前，请各部门在职人员在诚展考勤易官网kaoqinyi.com下载安装好考勤易手机或电脑客户端软件并申请账号（请实名注册），注册后公司名称选择苏州某某集团有限公司，各部门主管在收到团队成员申请信息后及时同意加入。
二、2019年9月1日至2019年9月30日，为公司考勤易考勤管理软件试用阶段。目前开通的主要功能有：
1、智能内外勤：考勤打卡、签到、补卡申请、请假审批、外出、加班、出差；
2、排班调班：主管或部门文员负责员工排班，员工也可以自助申请调班等；
3、工作汇报：工作日报、周报、月报、拜访记录等；
4、财务管理：费用报销、费用申请、付款申请、备用金申请；
5、销售部门员工使用客户管理：客户管理、添加客户、扫名片、找商机；
6、办公行政管理：物品领用、用车申请、用印申请、采购；
7、协同效率:电话会议、办公电话、视频会议、公告、日志、智能报表、智能人事等。
三、考勤系统软件在试行阶段着重采用“考勤易”软件管理平台的“考勤打卡”、“审批”的功能，目的为了公司领导及时了解员工上班的工作状态，特别是加强销售人员或公司在外工作人员的工作管理，同时简化内部日常工作的管理流程。
四、诚展考勤易考勤管理软件考勤打卡要求：
1、公司所有员工在正常上班时间内至少打2次考勤卡，分为上班和下班、如果没有请假、外出、出差的，打卡时间按自己的排班时间进行提前打卡，系统会在提前15分钟提醒；值休、周末不上班的当天则可不打卡；夜班另设考勤组，上班打卡提前15分钟系统予以提醒。
2、根据办公地点考勤：公司应在上班时间前，“定位签到”，签到时所在的位置为工作地点位置，点开考勤易即可极速打卡；各项目部或办公室人员也可“添加办公Wi-Fi”，在连入对应Wi-Fi时可自动打卡。
3、注意：请允许考勤易考勤管理系统推送后台消息通知，不要退出考勤易后台，保持网络信号的畅通。考勤打卡消息提醒：规定上班时间15分钟前会推送上班打卡消息提醒，打开新消息通知的设置如下：进入考勤易界面，选择右下角“我的”→“设置”→“新消息通知”→“接收新消息通知（开启）”→“通知显示消息详情（开启）”。
4、试行阶段，采用考勤易考勤打卡与纸质考勤相结合的方式进行双向考勤管理。如在使用考勤易考勤中遇到异常情况请及时向各项目部文员或公司人力资源管理部门反馈，联系电话：0512-62069950。
5、参与考勤易考勤打卡的部门有：销售部、采购部、行政部、客服部。
6、销售部可以外勤打卡，需做好客户拜访记录，试用结束后根据反馈意见及时整改。
五、“考勤易”软件审批要求：
1、启用考勤易的协同办公员工自助审批功能范围为：加班申请、请假申请、出差申请、付款申请、公章使用申请、开票申请、公司用车申请、私车公申请、公司用车申请（应急夜间）。（详见后附考勤易平台审批流程）
2、其他审批范围沿用协同办公软件的审批流程；各部门的用章申请、物品领用等在现有协同办公软件流程的同时，也可以通过“考勤易”审批平台进行审批，公司正在视本次试用效果与诚展软件进行沟通，到时会进行二次开发以便更方便的将2个系统对接。
3、员工未经审批的考勤按旷工处理。
4、员工未经审核的审批，员工已执行的，对造成的经济损失或负面影响由申请人承担。
六、其他注意事项：
1、所有员工务必保持网络信号的畅通，保持考勤易考勤管理系统的后台运行，保障“考勤易”软件的正常使用。
2、考勤易考勤管理系统试行阶段，请大家在系统里写日志的同时将工作内容复制到考勤易日志里，以便各部门主管进行双向整理，后续考勤系统试用完成后我们会进行系统的对接。
3、考勤易考勤系统管理软件中设定的考勤规则和审批流程规定需要大家共同遵守，需要公司由上而下很好的执行、监督、共同营造一个好的软件办公环境。
4、未尽事宜另行通知。如有好的意见或建议请及时向公司人力资源管理部门反映，我们会向苏州诚展信息技术有限公司软件开发部进行沟通以便更好的修订执行。

苏州某某集团有限公司
2019年8月8日

附：考勤易办公平台审批功能及流程

来源：诚展考勤易微信公众号

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