【诚展考勤管理干货】诚展来梳理一下员工考勤的全过程

作为HR，面对企业员工每天的签到、请假、加班、迟到、旷工、漏打卡、外出、出差、年假计算、病假额度、病假规则等等各种各样离散的考勤事务， 想要在月底统计出一个准确的考勤结果，是件麻烦而头疼的事情，算不准直接影响到员工的工资收入，进而影响员工对企业的满意度，严重的还会引起法律纠纷，激进的员工还会对HR或老板造成人身伤害。

所以，企业的考勤管理是个严谨且全方位闭环的过程，我们来看一下：

第一步：排班
企业根据运营生产需要会安排员工进行定班次的出勤，这个步骤就是排班，对于制造行业，有的企业需要三班倒、二班倒或者四班三运转等倒班，员工在不同的时间段进行出勤；而对于连锁零售行业，很多店员是进行做一休一或者早晚班和休息三班平衡，并不能确保每个人都在周末进行休息，我们需要将排班计划定下来，然后再通知了员工，这样员工就可以按这个计划来出勤。

第二步：出勤异常处理
如果员工有没有按照应出勤的计划来上班签到打卡，考勤结果就会存在差异，就需要员工进行说明以及找对应的主管来审批。大多数企业都允许发生一定的异常情况，但是异常情况需要被说明；至于有些弹性出勤的企业，并不是不在乎异常，而是因为生产经营需要，并不能把具体的时间段定死而已，出勤异常还是要管理的，不管理会造成员工对上班早晚抱着无所谓的态度。那我们该如何快速准确的得到异常，及时告知员工以及对应主管并及时确认消除掉这些异常，这是考勤管理面对的第一个挑战。

第三步：考勤结果工时确认
员工每天上下班后，在自己的工作记录上留下相应的工时记录，比如：员工正常上下班没有缺勤，就应该有整个班别对应的工时。如果上的是中班或者夜班，还应该有对应的中夜班津贴，应出勤工时和实际出勤工时开始此消彼长的进行转换。发生迟到早退还要扣除对应工时等。

第四步：加班管理
对于加班，需要进行提前申请，经过对应主管批准后才能发生，而申请的计划加班时数与员工实际发生的加班时数，又需要通过员工实际考勤签到的时间记录来进行比对核对，这部分工作，叫做加班管理。一般都是取员工打卡时间和申请时间的交集来确定实际加班时数。

我国的劳动法规定了加班的基本分类和计算方式以及限制，对于加班业务而言，如何有序合规的进行，既能完成工作任务又能有效的规避法律风险，是大多数企业要面对的挑战。

第五步：休假额度管理
每个劳动者都有休息的权利。除了正常的排班休息日以及法定国假休息之外，我国劳动法还提供了带薪休假，每个社会工龄超过1年的劳动者都可获得每年最少5天，最多15天的带薪休假。福利好的公司还有额外的福利年假等。

再加上员工的婚假、产假、丧假、哺乳假、带薪病假、医疗期病假，由加班转入的调休假等等休假，都需要进行额度的管理。

休假记录与余额
有了额度就会发生支取，员工会根据自己的需要和日常安排来进行请假申请，经过主管审批后进行休假安排，请假申请、和销假申请都是日常会发生的业务。

第六步：请假和排班调休发生的交叉业务
交叉业务，因为请假，导致排班变化，导致员工异常判断时间点变化，上午请假中午没及时打卡也会迟到的；员工加班后，可能不是直接通过加班费进行发放而是转入调休假额度由员工进行调休的方式来平衡加班数量，那么，加班被生效后时数又转入了休假额度了，这就是交叉业务。

第七步：以上结果进行日汇总和月末汇总
需要对每天发生的考勤状况进行分析计算后，统计出当天的有效出勤结果；比如有效工时是多少？迟到几分钟？早退几分钟？请假几小时？月末再对每日出勤进行统计，得出应出勤天数、实际出勤天数、总工时、加班时数、请假次数、早退次数、迟到次数…..然后交给工资模块或公司财务进行工资计算。

综上所述

企业想要做好考勤并不是一件简单的事情，不仅需要内部规范的管理制度，也需要借助信息化的手段，选择一款适合自己企业的人事考勤管理软件。

苏州诚展提供的人事考勤薪资系统会自动化处理员工排班、打卡、加班请假变化导致的考勤记录变更，通过强大的运算引擎来自动帮您生成考勤异常和工时结果，并且可以直接推送到员工自助来帮助企业进行通知与提醒。

通过在线的员工自助工作流平台，可在线申请加班与请假，主管也可通过手机、邮件和网页来进行签核审批，所有数据根据规则自动生成与平衡，每周经过部门确认，月底经过 HR 抽查与审批，正常发放薪水，一切都变得很简单。

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